El dinero llegó. ¿Por qué el cliente todavía tiene un saldo pendiente?
Panadería La Espiga compra harina a Suministros Alameda S.L. por €3.300,00. El día de la venta recibe €300,00 en efectivo y €1.000,00 en la cuenta empresarial de CaixaBank. Quedan €2.000,00 por cobrar.
Más tarde entra una transferencia de €1.200,00. Si la venta original se modifica o esa transferencia se registra como otra venta, el historial deja de explicar qué ocurrió. El dinero recibido no es una nueva venta: es el cobro de una deuda existente.
1. Registre la venta completa y deje visible el crédito
La ficha de la venta conserva su importe total de €3.300,00. El bloque azul separa claramente los €1.300,00 ya cobrados de los €2.000,00 pendientes. En la lista de clientes, Panadería La Espiga muestra exactamente ese mismo importe en Por cobrar.
No es un error que aparezca un saldo. Es la parte de una venta real que todavía no se ha recibido.
2. Cuando llegue la transferencia, regístrela como cobro
Abra la venta pendiente y pulse Registrar pago. Primero seleccione la cuenta que recibió el dinero: en este caso, Cuenta empresa CaixaBank, terminada en 4821. Después introduzca el importe efectivamente recibido, €1.200,00.
Así la aplicación entiende que el importe reduce una cuenta por cobrar ya existente, sin cambiar el total de la venta.
3. Compruebe el saldo y el detalle de la venta
Después de guardar el cobro, Panadería La Espiga muestra €800,00 en Por cobrar. El detalle de la venta también muestra €2.500,00 pagados, €800,00 pendientes y el mismo total por cobrar.
Reglas para evitar saldos confusos
- Al crear una venta, registre solo el dinero que se recibió en ese momento.
- Deje el importe no cobrado como crédito del cliente.
- Registre una transferencia posterior como cobro, no como una venta nueva ni como una edición del importe original.
- Revise tanto el saldo del cliente como el detalle de la venta: ambos deben mostrar el mismo pendiente.
Con esta separación, cada movimiento conserva su propósito y el saldo pendiente se puede comprobar sin ajustar importes manualmente.