入金があったのに、なぜ取引先の売掛金が残るのでしょうか？
青葉ベーカリーへ北海道産 強力粉 25kgを10袋納品しました。販売合計は ¥330,000。納品時に現金で¥30,000、事業用口座で¥100,000を受け取り、残りの ¥200,000 は後日入金にしました。
数日後、みずほ銀行の事業用口座に¥120,000の振込があります。それでもアプリには売掛金が残るため、元の売上を修正したり、マイナスの取引を追加したくなるかもしれません。
ですが、振込そのものは問題ではありません。売上を記録することと、入金を記録することは別の作業です。
1. 販売額と未回収額を分けて記録します
売上は合計¥330,000で登録します。すでに受け取った現金¥30,000と口座決済¥100,000を決済として入力し、残りの¥200,000は未納のまま残します。
左の販売詳細には未納金額と総売掛金が¥200,000と表示され、右の取引先一覧でも青葉ベーカリーの売掛金が同じ¥200,000として表示されます。売上と、まだ受け取っていない金額を混ぜないことが重要です。
2. 後日の振込は、新しい売上ではなく入金として登録します
¥120,000の振込を受けた日には、新しい販売を作成しません。既存の販売から支払い登録を開き、実際に入金された みずほ銀行 事業用口座 を選択して¥120,000を入力します。
右の画面では、決済金額¥120,000を入力した時点で残額が¥80,000と確認できます。これは新規販売ではなく、すでにある売掛金の一部を回収したという記録です。
3. 取引先と販売詳細の両方で残額を確認します
入金を記録すると、売掛金は¥200,000から ¥80,000 になります。取引先一覧では青葉ベーカリーがまだ支払う金額を、販売詳細では支払い済み¥250,000・未納¥80,000を確認できます。
販売合計¥330,000は変わりません。取引先の売掛金と販売詳細を並べて見ることで、売上と後日の入金が別々に正しく記録され、残額も一致していることが分かります。
掛売りを整理する4つの基準
- 販売を登録するときは、実際に受け取った金額だけを決済として入力します。
- まだ受け取っていない金額は、売掛金として残します。
- 後日の振込は、元の販売を修正せず既存販売への入金として記録します。
- 取引先の売掛金と販売詳細の支払い済み・未納金額を一緒に確認します。
この区別を守れば、入金後に売掛金が残る理由を迷わず説明できます。売った金額、回収した金額、これから回収する金額が、すべて追える状態になります。