Die Zahlung ist eingegangen. Warum ist noch eine Forderung offen?
Die Bäckerei Linden bezieht von Rheinland Backzutaten GmbH Mehl im Wert von €3.300,00. Beim Verkauf gehen €300,00 bar und €1.000,00 auf dem Geschäftskonto der Deutschen Bank ein. €2.000,00 bleiben als Forderung offen.
Später geht eine Überweisung über €1.200,00 ein. Wird nun der ursprüngliche Verkauf geändert oder die Überweisung als neuer Verkauf eingetragen, erklärt der Verlauf nicht mehr, was tatsächlich passiert ist. Der Zahlungseingang ist kein neuer Umsatz, sondern der Ausgleich einer bestehenden Forderung.
1. Verkauf vollständig erfassen und die Forderung sichtbar lassen
Der Verkaufsbeleg behält seinen Gesamtbetrag von €3.300,00. Die blaue Übersicht trennt die bereits bezahlten €1.300,00 klar von den €2.000,00 unbezahltem Betrag. In der Kundenliste zeigt Bäckerei Linden denselben Betrag unter Forderungen.
Eine Forderung ist kein Fehler. Sie ist der Teil einer realen Lieferung, für den noch kein Geld eingegangen ist.
2. Die spätere Überweisung als Zahlung erfassen
Öffnen Sie den offenen Verkauf und wählen Sie Zahlung erfassen. Wählen Sie zuerst das Konto, auf dem das Geld eingegangen ist: in diesem Fall das Geschäftskonto Deutsche Bank, das auf 4821 endet. Tragen Sie danach den tatsächlich eingegangenen Betrag von €1.200,00 ein.
Damit reduziert die App eine bereits bestehende Forderung, ohne die Gesamtsumme des Verkaufs zu verändern.
3. Forderung und Verkaufsdetails gemeinsam prüfen
Nach dem Speichern zeigt Bäckerei Linden unter Forderungen noch €800,00. Auch der Verkaufsbeleg zeigt €2.500,00 bezahlt, €800,00 unbezahlt und dieselbe Gesamtforderung.
Regeln für nachvollziehbare Verkäufe auf Rechnung
- Erfassen Sie beim Verkauf nur das Geld, das zu diesem Zeitpunkt tatsächlich eingegangen ist.
- Lassen Sie den noch nicht bezahlten Betrag als Kundenforderung bestehen.
- Erfassen Sie eine spätere Überweisung als Zahlung, nicht als neuen Verkauf und nicht durch Änderung des ursprünglichen Betrags.
- Prüfen Sie Kundenforderung und Verkaufsdetails zusammen: Beide müssen denselben Restbetrag ausweisen.
Mit dieser Trennung bleibt jeder Vorgang nachvollziehbar. Umsatz, Zahlungseingang und Restforderung lassen sich ohne manuelle Korrekturen prüfen.