Cuatro cobros del mismo día no siempre se registran igual
Lucía Moreno dirige Envases del Barrio, una pequeña distribuidora de material para hostelería. Al terminar la ruta de reparto, compara el efectivo y las transferencias recibidas con las entregas pendientes. Tiene cuatro cobros por registrar:
- Cocina Olivo ha pagado exactamente 286 € por los envases entregados el 22 de septiembre.
- Café Ladrillo ha ingresado 361 € por dos entregas: 145 € de vasos y 216 € de tapas.
- Sabores del Mercado ha transferido 500 € sin indicar a qué entrega corresponde.
- Tienda del Río ha pagado 90 € que venían del libro anterior a Salesdocks. No hay ninguna venta en la aplicación con la que vincular ese saldo inicial.
Los cuatro cobros reducen las cuentas por cobrar, pero no representan la misma operación. Si Lucía se limita a restar importes del saldo del cliente, una venta concreta puede seguir pendiente aunque la ficha del cliente marque cero. También puede ocurrir lo contrario: una venta parece liquidada, pero el saldo total no cuadra.
Antes de mirar el importe conviene responder: ¿qué venta o ventas está pagando el cliente?
- Una venta identificada: registrar el pago desde esa venta.
- Varias ventas identificadas: seleccionarlas y cobrarlas juntas.
- Solo se conoce el importe: cobrar por importe y repartirlo desde las ventas confirmadas más antiguas.
- No existe una venta en la aplicación: añadir un cobro manual al historial de cuenta.
1. Si el cobro coincide con una venta, registrar el pago en esa venta
La referencia de los 286 € de Cocina Olivo dice «entrega de envases del 22 de septiembre». Lucía abre la Venta #561 y comprueba que el cliente, los artículos y el importe pendiente de 286 € coinciden.
En la venta abre Registrar pago, elige la forma en la que recibió el dinero, introduce 286 € y verifica que Restante sea 0,00 €. Al guardar, el mismo importe aparece con su fecha en el Historial de pagos de esa venta.
Es la opción más clara cuando el vínculo entre el dinero y la entrega ya está confirmado. Si Lucía necesita revisar el cobro meses después, verá los envases y el pago juntos, sin deducir su origen a partir de un ajuste general del cliente.
En este caso registra todo el saldo y la venta queda liquidada. La misma pantalla permite introducir un importe menor, que dejaría la venta con un pago parcial. Por eso no es solo un botón de «pagado», sino una forma de asignar un cobro a una venta concreta.
2. Si una transferencia paga varias ventas conocidas, seleccionarlas juntas
Café Ladrillo suele pedir vasos y tapas en el mismo encargo, pero se entregaron en fechas distintas:
- 18 de septiembre: vasos PET de 470 ml, 145 €
- 25 de septiembre: tapas planas, 216 €
- cobro recibido: 361 €
La transferencia coincide con la suma exacta de las dos ventas. En la ficha del cliente, Lucía entra en la lista tocando la fila del importe por cobrar y elige Selección múltiple. Marca ambas ventas y confirma el total pendiente de 361. Después, el estado de liquidación de Café Ladrillo aparece como Liquidado y el saldo por cobrar queda en 0,00 €.
Así queda constancia de que un único ingreso cerró dos ventas determinadas. Además, Lucía evita abrir cada venta y repetir el registro del pago dos veces.
Hay dos accesos cercanos que no hacen lo mismo. Historial de cuenta muestra los movimientos del cliente. Para seleccionar ventas o cobrar una cantidad global hay que tocar la fila con el importe por cobrar dentro de la tarjeta de liquidación.
También conviene revisar el rango de fechas de la parte superior. La lista muestra inicialmente un periodo reciente. Si falta una deuda antigua, hay que ampliar las fechas antes de pensar que la operación se ha perdido.
3. Si el ingreso no trae referencia, repartirlo desde la venta más antigua
Sabores del Mercado transfiere 500 €, pero el concepto no incluye número de venta ni fecha de entrega. Lucía encuentra tres ventas confirmadas aún pendientes:
- 5 de septiembre: bolsas kraft para llevar, 240 €
- 12 de septiembre: papel para bocadillos, 360 €
- 24 de septiembre: vasos kraft para salsas, 170 €
- total por cobrar: 770 €
En lugar de elegir una venta al azar, Lucía usa Cobrar por importe y registra 500 €. Salesdocks distribuye el dinero entre las ventas confirmadas con saldo, ordenadas por fecha de operación de la más antigua a la más reciente. Si dos tienen la misma fecha, se procesa antes la que se creó primero.
La imagen izquierda muestra las tres ventas pendientes antes del cobro. En la derecha, la del 5 de septiembre ya no aparece y la del 12 de septiembre tiene el estado Pago parcial.
La distribución explica el resultado paso a paso:
- 500 € - 240 € = 260 €. La venta del 5 de septiembre queda completamente pagada, por eso sale de la lista de pendientes.
- Los 260 € restantes se aplican a la venta de 360 € del 12 de septiembre. Quedan 100 € por cobrar, de modo que
Pago parciales el estado correcto. - Ya no queda dinero para la venta del 24 de septiembre, que mantiene sus 170 € pendientes.
El saldo final de Sabores del Mercado es 100 € + 170 € = 270 €. Que aparezca un pago parcial después de cobrar 500 € no indica un error: 240 € liquidaron la venta más antigua y solo 260 € llegaron a la siguiente. La fila del 5 de septiembre tampoco se ha ocultado accidentalmente; ya está pagada y, por tanto, no pertenece a una lista de saldos pendientes.
El cobro por importe solo considera ventas confirmadas que todavía tengan saldo. Los borradores o movimientos sin confirmar no entran en ese reparto. Tampoco se puede registrar más dinero que el total pendiente elegible; ante un posible pago de más, conviene comprobar el importe y el periodo consultado.
4. Usar el cobro manual solo cuando no exista una venta que vincular
Los 90 € de Tienda del Río corresponden a un saldo inicial que Lucía trasladó desde su antiguo libro al empezar con Salesdocks. Ninguna venta dentro de la aplicación originó esa deuda.
Lucía abre Historial de cuenta, toca Agregar cuenta, selecciona Cobro manual e introduce 90 € con la fecha real del cobro. Aparece un movimiento de -90 € y el total por cobrar baja a 0,00 €.
Este formulario no pide efectivo, tarjeta ni cuenta bancaria. El cobro manual reduce directamente el saldo del cliente; no crea un pago dentro de una venta específica.
Esa diferencia marca también el límite de uso. Si la venta original sí existe en Salesdocks, un cobro manual puede dejar el total del cliente más bajo mientras la venta sigue pendiente. Cuando se pueda identificar una venta hay que usar uno de los tres primeros métodos. El cobro manual queda para saldos iniciales o importes migrados sin operación de origen.
Conciliar la relación con las ventas, no solo el saldo final
Antes de cerrar el día, Lucía sigue la misma comprobación:
- ¿El dinero corresponde a una venta, a varias conocidas, a un importe sin referencia o a un saldo antiguo sin venta?
- Si eligió una venta concreta, ¿su estado final es pagado, parcial o pendiente tal como esperaba?
- Tras cobrar por importe, ¿ha desaparecido la venta más antigua y se puede explicar con una resta el saldo de la siguiente?
- En un cobro manual, ¿es seguro que no había ninguna venta con la que enlazarlo?
- Cuando se registraron forma y fecha de pago, ¿coinciden con lo que ocurrió realmente?
Gestionar cuentas por cobrar no consiste únicamente en anotar que ha entrado dinero. El registro debe explicar qué entrega se ha pagado y cuánto sigue debiendo el cliente.