Kundenzahlungen richtig verbuchen: vier Wege für offene Forderungen

Vier Zahlungseingänge – und vier unterschiedliche Zuordnungen

Laura Weber führt MainPack Handel, einen kleinen Großhandel für Gastroverpackungen. Nach der Liefertour gleicht sie Bargeld und Überweisungen mit den offenen Lieferungen ab. Heute stehen vier Zahlungseingänge auf ihrer Liste:

• Küche am Markt zahlt genau 286 € für die am 22. September gelieferten Menüboxen.
• Backstein Café überweist 361 € für zwei Lieferungen: 145 € für Becher und 216 € für Deckel.
• Elbkantine überweist 500 €, ohne eine Lieferung oder Verkaufsnummer anzugeben.
• Uferladen begleicht 90 € aus Lauras altem Kassenbuch. In Salesdocks gibt es keinen Verkauf, zu dem dieser Anfangssaldo gehört.

Alle vier Zahlungen senken die Forderungen. Trotzdem dürfen sie nicht einfach als dieselbe Korrektur am Kundensaldo erfasst werden. Sonst kann die Kundenkarte bereits 0 € anzeigen, während ein einzelner Verkauf weiter als unbezahlt gilt – oder umgekehrt.

Entscheidend ist deshalb zuerst die Frage: Welchen Verkauf oder welche Verkäufe begleicht das Geld?

• Ein bestimmter Verkauf: Zahlung direkt in diesem Verkauf erfassen.
• Mehrere bekannte Verkäufe: die betreffenden Posten gemeinsam auswählen.
• Nur der Betrag ist bekannt: Betrag empfangen und auf die ältesten bestätigten Verkäufe verteilen lassen.
• Es gibt keinen Verkauf in Salesdocks: manuellen Forderungseinzug im Kontoverlauf eintragen.

1. Passt die Zahlung zu genau einem Verkauf, wird sie dort erfasst

Bei den 286 € von Küche am Markt steht „Lieferung Menüboxen am 22. September“. Laura öffnet Verkauf #555. Kunde, Ware, Datum und der unbezahlte Betrag von 286 € passen zusammen.

Sie öffnet Zahlung erfassen, wählt die tatsächliche Zahlungsart, trägt 286 € ein und kontrolliert, dass Verbleibend 0,00 € zeigt. Nach dem Erfassen steht derselbe Betrag mit Datum im Zahlungsverlauf dieses Verkaufs.

Dieser Weg ist ideal, wenn die Verbindung zwischen Zahlung und Lieferung eindeutig ist. Später sieht Laura auf einer Seite, welche Menüboxen geliefert wurden und wann die 286 € eingegangen sind. Sie muss die Zuordnung nicht aus einer allgemeinen Saldoänderung rekonstruieren.

Im Beispiel wird der volle Restbetrag bezahlt. Auf derselben Maske kann Laura auch einen kleineren Betrag eintragen; der Verkauf bleibt dann als Teilzahlung offen. Es ist also keine reine „Als bezahlt markieren“-Funktion, sondern die Zuordnung einer Zahlung zu genau einem Verkauf.

2. Deckt eine Überweisung mehrere bekannte Verkäufe, werden diese ausgewählt

Backstein Café bestellt Becher und Deckel meist zusammen, die beiden Lieferungen wurden aber getrennt gebucht:

• 18. September: PET-Kaltgetränkebecher, 145 €
• 25. September: Flachdeckel, 216 €
• Zahlungseingang: 361 €

Die Überweisung entspricht genau beiden offenen Posten. Laura öffnet in der Kundenkarte die Zeile mit dem Forderungsbetrag und wählt Mehrfachauswahl. Sie markiert beide Verkäufe und bestätigt den offenen Gesamtbetrag von 361 €. Danach steht der Abrechnungsstatus von Backstein Café auf Abgerechnet, die Forderungen betragen 0,00 €.

Damit bleibt nachvollziehbar, dass eine Überweisung genau zwei Verkäufe abgeschlossen hat. Zugleich muss Laura nicht jeden Verkauf einzeln öffnen und denselben Zahlungsschritt wiederholen.

Zwei nahe beieinanderliegende Bereiche sollte man unterscheiden: Kontoverlauf zeigt die Bewegungen auf dem Kundenkonto. Für Mehrfachauswahl oder Betragsempfang tippt man dagegen auf die Zeile mit dem Forderungsbetrag in der Abrechnungskarte.

Auch der Datumsfilter oben ist wichtig. Beim ersten Öffnen zeigt die Liste einen aktuellen Zeitraum. Fehlt ein älterer offener Posten, sollte Laura den Zeitraum erweitern, bevor sie von einem gelöschten Datensatz ausgeht.

3. Fehlt der Verwendungszweck, wird der Betrag auf die ältesten Verkäufe verteilt

Die Elbkantine überweist 500 €, nennt aber weder Verkaufsnummer noch Lieferdatum. In der Forderungsliste stehen drei bestätigte Verkäufe:

• 5. September: Kraftpapiertüten, 240 €
• 12. September: Sandwichpapier, 360 €
• 24. September: Saucenbecher aus Kraftpapier, 170 €
• offene Forderungen insgesamt: 770 €

Laura ordnet die Zahlung nicht nach Gefühl einer Rechnung zu. Sie wählt Betrag empfangen und erfasst 500 €. Salesdocks verteilt den Betrag auf bestätigte Verkäufe mit offenem Saldo, nach Transaktionsdatum vom ältesten zum neuesten. Haben mehrere Verkäufe dasselbe Datum, wird der früher angelegte zuerst berücksichtigt.

Links sind vor der Zahlung alle drei Verkäufe unbezahlt. Rechts ist der Verkauf vom 5. September nicht mehr zu sehen; beim 12. September steht nun Teilzahlung.

Die Rechnung erklärt beide Änderungen:

1. 500 € - 240 € = 260 €. Der Verkauf vom 5. September ist vollständig bezahlt und verschwindet deshalb aus der Liste der offenen Forderungen.
2. Die übrigen 260 € fließen in den Verkauf über 360 € vom 12. September. Dort bleiben 100 € offen – korrekt als Teilzahlung gekennzeichnet.
3. Für den Verkauf vom 24. September bleibt nichts übrig; seine 170 € sind weiterhin vollständig offen.

Nach der Buchung schuldet die Elbkantine noch 100 € + 170 € = 270 €. Dass nach einem Eingang von 500 € eine Teilzahlung erscheint, ist kein Fehler. 240 € haben den ältesten Verkauf abgeschlossen, nur 260 € konnten auf den nächsten Posten angerechnet werden. Auch die verschwundene Zeile ist logisch: Vollständig bezahlte Verkäufe gehören nicht mehr in die Liste der offenen Forderungen.

Die Betragsverteilung berücksichtigt bestätigte Verkäufe, die noch einen offenen Betrag haben. Entwürfe oder nicht bestätigte Vorgänge zählen nicht dazu. Ein Betrag oberhalb der berücksichtigten Gesamtforderung lässt sich nicht erfassen; bei einer vermeintlichen Überzahlung sollten Betrag und Filterzeitraum zuerst geprüft werden.

4. Manueller Forderungseinzug nur ohne zugehörigen Verkauf

Die 90 € von Uferladen stammen aus einem offenen Anfangssaldo, den Laura beim Wechsel von ihrem Papierbuch übernommen hat. Kein Verkauf in Salesdocks hat diese Forderung erzeugt.

Sie öffnet den Kontoverlauf, tippt auf Eintrag hinzufügen, wählt Manueller Forderungseinzug und trägt 90 € mit dem tatsächlichen Datum ein. Danach erscheint ein Einzug über -90 €, und die Forderungen gesamt stehen auf 0,00 €.

Diese Maske fragt nicht nach Bar, Karte oder Bankkonto. Ein manueller Forderungseinzug verändert den Kundensaldo direkt; er legt keinen Zahlungsverlauf in einem bestimmten Verkauf an.

Genau deshalb sollte er nicht als Abkürzung verwendet werden, wenn der ursprüngliche Verkauf in Salesdocks vorhanden ist. Der Kundensaldo könnte sinken, während der Verkauf unbezahlt bleibt. Sobald ein Verkauf zugeordnet werden kann, ist einer der Wege 1 bis 3 richtig. Der manuelle Einzug ist für Anfangssalden oder übernommene Beträge ohne Quellverkauf gedacht.

Nicht nur den Saldo, sondern auch die Zuordnung abstimmen

Zum Abschluss prüft Laura immer dieselben Punkte:

1. Gehört die Zahlung zu einem Verkauf, mehreren bekannten Verkäufen, einem nicht zugeordneten Betrag oder einem alten Saldo ohne Verkauf?
2. Zeigt ein ausdrücklich ausgewählter Verkauf danach bezahlt, teilweise bezahlt oder unbezahlt wie erwartet?
3. Ist beim Betragsempfang der älteste Verkauf aus der Liste verschwunden und lässt sich der Rest des nächsten Postens rechnerisch erklären?
4. Gab es bei einem manuellen Einzug wirklich keinen Verkauf, der hätte verknüpft werden können?
5. Stimmen Zahlungsart und Datum dort, wo sie erfasst wurden, mit dem tatsächlichen Eingang überein?

Forderungsmanagement endet nicht damit, dass Geld auf dem Tisch oder Konto liegt. Die Buchung muss erklären, welche Lieferung bezahlt wurde und welchen Betrag der Kunde noch schuldet.