Quatre façons d'enregistrer le règlement d'une créance client

Quatre règlements clients, mais pas quatre fois la même saisie

Camille Laurent dirige Emballages du Canal, un petit grossiste en consommables pour la restauration. Après sa tournée, elle rapproche les espèces et virements reçus avec les livraisons de la semaine. Quatre règlements restent à enregistrer :

• Bistro Miroir a réglé exactement 286 € pour les boîtes repas livrées le 22 septembre.
• Café des Halles a versé 361 € pour deux livraisons : 145 € de gobelets et 216 € de couvercles.
• Maison Rivière a viré 500 € sans indiquer la livraison concernée.
• Épicerie du Parc a réglé 90 € provenant de l'ancien registre papier. Aucune vente Salesdocks ne correspond à cette créance d'ouverture.

Ces quatre opérations diminuent le total à recevoir, mais elles ne racontent pas la même chose. Si Camille se contente de corriger le solde du client, une vente peut rester marquée impayée alors que la fiche client affiche zéro. À l'inverse, un paiement mal affecté peut donner l'impression qu'une livraison est soldée alors qu'un reliquat subsiste.

Avant le montant, il faut donc identifier ce que le règlement vient solder :

• une vente précise : enregistrer le paiement depuis cette vente ;
• plusieurs ventes connues : les sélectionner et les régler ensemble ;
• seulement un montant, sans référence : l'encaisser par montant, des ventes les plus anciennes aux plus récentes ;
• aucune vente dans l'application : saisir un encaissement manuel dans l'historique du compte.

1. Pour une vente identifiée, enregistrer le paiement sur cette vente

Le libellé remis par Bistro Miroir mentionne « livraison boîtes repas du 22 septembre ». Camille ouvre la Vente #549 : le client, les articles et le montant impayé de 286 € correspondent.

Elle ouvre Enregistrer un paiement, choisit le moyen réellement utilisé, saisit 286 € et vérifie que le restant est à 0,00 €. Une fois l'opération enregistrée, la même vente affiche 286 € dans son Historique des paiements, avec la date.

C'est le parcours le plus sûr lorsque le lien entre le règlement et la livraison est explicite. Plus tard, Camille pourra retrouver les boîtes livrées et leur paiement sur la même fiche, sans reconstituer l'affectation à partir d'une simple correction de solde.

Ici, les 286 € soldent la vente. Le même écran accepte aussi un montant inférieur : la vente passe alors en paiement partiel. Il s'agit donc moins d'un bouton « payé » que d'une façon d'affecter un encaissement à une vente précise.

2. Pour un virement couvrant plusieurs ventes, sélectionner les lignes concernées

Café des Halles commande souvent gobelets et couvercles ensemble, mais les deux livraisons ont été enregistrées séparément :

• 18 septembre : gobelets PET 47 cl, 145 € ;
• 25 septembre : couvercles plats, 216 € ;
• règlement reçu : 361 €.

Le virement correspond exactement au total des deux ventes. Depuis la fiche client, Camille touche la ligne du montant des créances dans l'état du règlement, puis choisit Sélection multiple. Elle coche les deux ventes et confirme le paiement des 361 €. La fiche de Café des Halles passe alors à Réglé, avec 0,00 € de créances.

Le rapprochement reste détaillé : un seul virement a soldé deux ventes bien identifiées. Camille évite aussi d'ouvrir chaque vente et de répéter deux fois la même saisie.

Deux accès proches ont des rôles différents. Historique des comptes sert à consulter les mouvements du compte client. Pour sélectionner des ventes ou encaisser un montant, il faut ouvrir la ligne du montant des créances dans la carte d'état du règlement.

Il faut également regarder la période en haut de la liste. À l'ouverture, l'écran affiche une plage récente. Si une vieille créance n'apparaît pas, élargissez les dates avant de conclure que la vente a disparu.

3. Sans référence de facture, encaisser le montant sur les ventes les plus anciennes

Maison Rivière verse 500 €, mais le libellé ne comporte ni numéro de vente ni date de livraison. Trois ventes confirmées restent ouvertes :

• 5 septembre : sacs kraft à emporter, 240 € ;
• 12 septembre : papier sandwich, 360 € ;
• 24 septembre : pots à sauce kraft, 170 € ;
• total à recevoir : 770 €.

Camille ne choisit pas arbitrairement une facture. Elle utilise Encaisser par montant et saisit 500 €. Salesdocks affecte la somme aux ventes confirmées encore dues, par date de transaction, de la plus ancienne à la plus récente. Si plusieurs ventes ont la même date, celle créée la première est traitée d'abord.

À gauche, les trois ventes sont impayées avant l'encaissement. À droite, la vente du 5 septembre n'est plus dans la liste et celle du 12 septembre porte la mention Paiement partiel.

Le calcul explique précisément le résultat :

1. 500 € - 240 € = 260 €. La vente du 5 septembre est entièrement réglée ; elle quitte donc la liste des créances ouvertes.
2. Les 260 € restants sont affectés à la vente de 360 € du 12 septembre. Il reste 100 € à recevoir, d'où le statut Paiement partiel.
3. Il ne reste rien à affecter à la vente du 24 septembre ; ses 170 € demeurent impayés.

La créance finale de Maison Rivière est donc de 100 € + 170 € = 270 €. Voir un paiement partiel après avoir saisi 500 € est normal : les 240 premiers euros ont soldé la vente la plus ancienne, puis seulement 260 € ont été affectés à la suivante. La ligne du 5 septembre n'a pas été masquée par erreur ; elle n'est simplement plus impayée.

L'affectation par montant concerne les ventes confirmées qui présentent encore un solde. Les brouillons et opérations non confirmées n'entrent pas dans le calcul. Un montant supérieur au total éligible ne peut pas être enregistré : en cas de trop-perçu apparent, vérifiez d'abord le montant et la période affichée.

4. Réserver l'encaissement manuel aux soldes sans vente correspondante

Les 90 € d'Épicerie du Parc viennent d'une créance reprise de l'ancien registre lors du passage à Salesdocks. Aucune vente dans l'application n'a créé ce solde.

Camille ouvre Historique des comptes, touche Ajouter un compte, choisit Encaissement manuel, puis saisit 90 € et la date réelle. Une ligne d'encaissement de -90 € apparaît et le total à recevoir passe à 0,00 €.

Ce formulaire ne demande ni espèces, ni carte, ni compte bancaire. L'encaissement manuel diminue directement le compte du client ; il ne crée pas de paiement rattaché à une vente particulière.

C'est pourquoi il ne faut pas l'utiliser par facilité lorsqu'une vente existe déjà dans Salesdocks. Le total client pourrait baisser alors que la vente resterait impayée. Utilisez l'une des trois premières méthodes dès qu'une vente peut être identifiée, et gardez l'encaissement manuel pour un solde d'ouverture ou une reprise sans transaction source.

Rapprocher la vente, pas seulement le total client

Avant de terminer, Camille vérifie toujours les mêmes points :

1. Le règlement concerne-t-il une vente, plusieurs ventes, un montant sans référence ou un ancien solde sans vente ?
2. Si une vente a été désignée, son statut est-il bien réglé, partiel ou impayé comme prévu ?
3. Après un encaissement par montant, la vente la plus ancienne a-t-elle quitté la liste et le reliquat de la suivante correspond-il au calcul ?
4. Pour un encaissement manuel, est-il certain qu'aucune vente ne pouvait être rattachée ?
5. Lorsque le moyen et la date de paiement sont saisis, correspondent-ils au règlement réellement reçu ?

Gérer les créances ne consiste pas seulement à constater que l'argent est arrivé. Il faut pouvoir expliquer quelle livraison a été réglée et ce que le client doit encore.