입금 네 건, 처리 방법은 네 가지였습니다
식품 포장재를 납품하는 한결패키지의 김소연 사장님은 오후 배송을 마치고 입금 내역을 정리합니다. 이날 확인한 돈은 모두 거래처에서 받은 대금이었지만, 입금 내용은 서로 달랐습니다.
- 모노키친은 9월 22일 도시락 용기 납품대금 286,000원을 정확히 보냈습니다.
- 브릭델리는 9월 18일 컵 145,000원과 9월 25일 뚜껑 216,000원을 합친 361,000원을 보냈습니다.
- 도담식품은 어느 납품분인지 적지 않고 500,000원만 보냈습니다.
- 푸른상회는 Salesdocks를 쓰기 전 장부에서 넘어온 외상 90,000원을 갚았습니다. 앱 안에는 이 돈과 연결할 판매 거래가 없습니다.
네 건을 모두 “미수금 결제”라고 부를 수는 있습니다. 하지만 어느 거래에 받은 돈인지 확인하지 않고 같은 방식으로 기록하면, 거래처 미수금은 0원인데 개별 판매는 미납으로 남거나 그 반대 상황이 생길 수 있습니다.
먼저 아래 기준으로 처리할 입금의 성격을 나눕니다.
- 한 판매대금을 정확히 받았다면: 그 거래를 열어 결제를 등록합니다.
- 여러 판매대금을 묶어 받았다면: 미수 거래를 골라 다중 선택으로 처리합니다.
- 입금액만 알고 대상 거래를 모른다면: 금액으로 수금해 오래된 확정 판매부터 배분합니다.
- 연결할 판매 거래가 없다면: 수동 미수금 회수로 거래처 외상 장부만 줄입니다.
1. 한 거래의 잔액과 입금액이 같다면, 그 거래에서 바로 기록합니다
모노키친의 입금 메모에는 “9월 22일 도시락 용기”라고 적혀 있었습니다. Salesdocks에서 해당 판매 #465를 열어 보니 미결제 금액도 286,000원으로 일치합니다.
김 사장님은 판매 상세에서 결제 등록을 열고 국민은행 사업용 계좌를 선택했습니다. 결제금액 286,000원, 남은 금액 0원을 확인한 뒤 기록하기를 눌렀습니다. 처리 후 같은 판매의 결제 이력에 계좌명, 결제일, 286,000원이 함께 남습니다.
이 방법의 핵심은 입금과 판매 거래의 관계가 이미 분명하다는 점입니다. 거래처 전체 장부에서 금액을 빼는 대신, 돈을 받아야 했던 판매를 직접 열어 기록합니다. 나중에 “286,000원이 어느 납품대금이었지?”라고 확인할 때도 판매 상품과 결제 이력을 한 화면에서 볼 수 있습니다.
이번 사례는 잔액 전부를 입력해 완납했지만, 이 화면에서 결제금액을 잔액보다 적게 나누면 일부 결제로도 기록할 수 있습니다. 따라서 이 방법을 단순한 ‘완납 버튼’으로 이해하기보다는 한 거래를 지정해 수금하는 방법으로 기억하는 편이 정확합니다.
2. 여러 거래대금을 한 번에 받았다면, 미수 거래를 골라 묶어서 처리합니다
브릭델리는 컵과 뚜껑을 다른 날 받았습니다.
- 9월 18일 PET 투명컵 납품: 145,000원
- 9월 25일 투명컵 평뚜껑 납품: 216,000원
- 합계: 361,000원
입금액 361,000원은 두 판매의 합계와 정확히 맞았습니다. 이럴 때 각 거래를 하나씩 열어 같은 작업을 반복할 필요는 없습니다.
거래처 상세의 정산 상태에서 미수금 금액이 표시된 행을 누르면 미수 거래 목록이 열립니다. 여기서 다중 선택을 누르고 두 판매를 고릅니다. 화면 아래의 미납액 결제하기: 361,000을 확인하고 결제 계좌와 날짜를 정해 처리하면, 선택한 두 거래가 각각 완납으로 바뀝니다.
여기서 화면 이름을 구분해야 합니다. 거래처 상세의 정산 상태 카드 오른쪽 위 외상내역은 외상 장부를 보는 곳입니다. 반면 여러 판매를 선택하거나 금액으로 수금하려면 같은 카드 안의 미수금 금액 행으로 들어가야 합니다.
또 하나 확인할 부분은 날짜 범위입니다. 미수 거래 화면은 처음 열었을 때 최근 3개월 범위를 보여줍니다. 오래된 외상이 목록에 보이지 않으면 거래가 사라진 것이 아니라 조회 시작일보다 앞선 것일 수 있으니, 상단 날짜 범위를 먼저 넓혀 봅니다.
3. 어느 납품대금인지 모르는 입금은, 금액으로 받아 오래된 거래부터 배분합니다
도담식품은 월말에 500,000원을 보냈지만, 입금 메모에 거래번호나 납품일을 남기지 않았습니다. 전화로 묻기 전에 장부를 보니 미수 거래는 세 건이었습니다.
- 9월 5일 종이가방: 240,000원
- 9월 12일 샌드위치 포장지: 360,000원
- 9월 24일 소스컵: 170,000원
- 전체 미수금: 770,000원
김 사장님은 특정 거래를 임의로 고르지 않고 미수 거래 화면의 금액으로 수금을 선택했습니다. 처리 금액 500,000원과 결제 계좌를 입력하면 Salesdocks는 거래일이 오래된 확정 판매부터 금액을 배분합니다. 같은 날짜의 거래가 여러 개라면 먼저 만들어진 거래가 앞섭니다.
왼쪽은 처리 전 미수 거래 세 건이고, 오른쪽은 처리 후 남은 두 건입니다. 9월 5일 거래가 목록에서 빠지고 9월 12일 거래의 상태가 미납에서 일부결제로 바뀐 점을 먼저 보세요.
계산은 화면 변화와 정확히 맞아떨어집니다.
- 500,000원 - 240,000원 = 260,000원: 가장 오래된 9월 5일 거래가 완납되어 미수 목록에서 빠집니다.
- 360,000원 - 260,000원 = 100,000원: 남은 돈이 9월 12일 거래에 들어가지만 100,000원이 덜 받아졌으므로
일부결제가 표시됩니다. - 9월 24일 거래 170,000원에는 아직 배분할 돈이 없어 그대로
미납입니다.
결과적으로 도담식품의 남은 미수금은 100,000원 + 170,000원 = 270,000원입니다. 오른쪽은 처리 후에도 돈을 더 받아야 하는 거래만 보여주기 때문에, 완납된 9월 5일 건은 더 이상 나타나지 않습니다.
금액 수금의 대상은 아직 미수금이 남아 있는 확정된 판매 거래입니다. 작성 중인 거래나 확정되지 않은 거래를 오래된 외상에 포함해 계산하면 화면 결과와 예상이 달라질 수 있습니다. 입금액이 전체 대상 미수금보다 크면 처리할 수 없으므로, 초과 입금이 맞는지도 먼저 확인해야 합니다.
4. 연결할 판매 거래가 없을 때만 수동 미수금 회수를 사용합니다
푸른상회의 90,000원은 앱을 도입하기 전 종이 장부에서 넘어온 잔액입니다. Salesdocks 안에는 이 돈의 원인이 된 판매 거래가 없습니다. 앞의 세 방법처럼 연결할 판매가 없으므로 외상 장부에서 직접 잔액을 줄입니다.
거래처 상세에서 외상내역을 열고 + 외상 추가를 누릅니다. 거래 유형은 수동 미수금 회수, 금액은 90,000원, 발생일자는 실제로 받은 날짜를 입력합니다. 저장 후 외상내역에는 수동 미수금 회수 -90,000원이 추가되고, 미수금 합계는 0원이 됩니다.
이 화면에는 현금·카드·사업용 계좌를 고르는 항목이 없습니다. 수동 회수는 특정 판매의 결제 기록을 만드는 기능이 아니라 거래처 외상 장부에 감소 내역을 직접 추가하는 기능이기 때문입니다.
그래서 Salesdocks에 원래 판매 거래가 있다면 수동 회수부터 사용하면 안 됩니다. 거래처 미수금 합계는 줄었는데 해당 판매는 계속 미납으로 남을 수 있습니다. 판매가 존재하면 1~3번 방법 중 하나를 사용하고, 앱 도입 전 잔액이나 별도 이관 금액처럼 연결할 거래가 없을 때만 수동 회수를 선택합니다.
입금액보다 먼저 확인할 것은 ‘어느 거래와 연결되는가’입니다
김 사장님은 네 건을 정리한 뒤 거래처 합계만 보지 않고 다음 순서로 다시 확인했습니다.
- 입금이 한 거래, 여러 거래, 지정되지 않은 금액, 과거 장부 중 어디에 해당하는지 확인합니다.
- 거래를 지정했다면 해당 판매의
완납,일부결제,미납상태를 확인합니다. - 금액으로 수금했다면 오래된 거래부터 빠졌는지와 마지막 거래의 남은 금액을 계산합니다.
- 수동 회수했다면 연결할 판매가 정말 없었는지 확인합니다.
- 결제 계좌를 선택하는 방식에서는 실제로 돈이 들어온 계좌와 결제일도 맞춰 봅니다.
미수금 처리는 돈을 받았다는 사실만 적는 일이 아닙니다. 받은 돈이 어떤 납품대금을 끝냈는지 남기는 일입니다. 이 연결을 먼저 정하면 거래처에 잔액을 설명할 때도, 다음 입금을 독촉할 때도 같은 장부를 기준으로 이야기할 수 있습니다.