Le vendredi après-midi, il manquait trois bouteilles sur le papier
À Lyon, Camille Moreau préparait Le Fournil des Tilleuls pour le week-end. Elle a compté 11 bouteilles de limonade artisanale dans la vitrine réfrigérée. Salesdocks en indiquait 14.
Une livraison incomplète ? Un mauvais article passé en caisse ? Une bouteille partie sans être réglée ? Trois unités d’écart ne suffisent pas à conclure. Camille a donc cessé de se fier à ses souvenirs et a rapproché les tickets de la semaine de l’historique du produit.
Ce sont souvent de petits reports de saisie qui créent l’écart
Le service du jeudi midi avait été dense. Deux clients avaient payé leur limonade en espèces. Camille avait posé une marque sur un papier, avec l’intention de saisir les ventes dès que la file diminuerait. Une commande à retirer est arrivée entre-temps et le papier a fini sous les bons de préparation.
Le même matin, une bouteille avait été livrée dans un colis contenant plusieurs références. En consultant le bon de livraison, Camille avait enregistré deux unités.
Rien n’avait disparu d’un seul coup. Deux sorties n’avaient jamais rejoint le suivi, tandis qu’une unité de trop avait été ajoutée à l’entrée. Dans une boutique active, l’information existe souvent ; c’est le moment de la saisir qui est repoussé.
Une vente oubliée laisse un stock théorique trop élevé
La première partie de l’écart se reconstitue simplement :
- stock de départ : 16 bouteilles ;
- ventes enregistrées : 4 bouteilles ;
- stock théorique après ces ventes : 12 bouteilles ;
- ventes réellement faites mais non saisies : 2 bouteilles.
Lorsqu’une vente est enregistrée, le stock prévu du produit diminue. Sans cette saisie, l’application ne peut pas savoir que la bouteille a quitté la boutique. Les deux limonades étaient chez les clients, mais restaient encore dans le total affiché.
Une livraison mal saisie peut agrandir l’écart dans le même sens
La livraison explique la dernière unité :
- stock après les ventes enregistrées : 12 ;
- quantité saisie à la réception : 2 ;
- stock affiché : 14 ;
- quantité réellement reçue : 1 ;
- stock physique après les deux ventes oubliées : 11.
Les ventes manquantes ont créé deux unités de trop dans le suivi. La réception enregistrée à deux au lieu d’une en a ajouté une troisième. Un seul écart de trois cachait donc deux erreurs ordinaires qui faisaient bouger le chiffre dans la même direction.
L’historique sert à retrouver une rupture, pas un coupable
Quand le comptage ne correspond pas, la question « qui a oublié ? » arrive vite. Il est plus utile de demander à quel moment le stock était encore cohérent et quels mouvements ont suivi.
Dans l’historique, une vente diminue le stock et un achat l’augmente. Les dates, quantités et partenaires peuvent être rapprochés des tickets et bons de livraison. Une fois l’origine identifiée, il suffit d’ajouter la vente à sa date réelle ou de corriger l’achat d’origine. Forcer seulement le stock actuel ferait disparaître l’écart sans en conserver l’explication.
Commencez aujourd’hui par un seul produit qui tourne vite
Compter toute la boulangerie transforme facilement le stock en chantier. Choisissez d’abord une seule référence vendue régulièrement.
- Comptez la quantité réellement présente.
- Comparez-la au stock affiché.
- En cas d’écart, relisez les ventes et achats récents dans l’ordre.
- Ajoutez l’opération oubliée à sa vraie date ou corrigez la saisie d’origine.
La première étape n’est pas de compter plus souvent, mais de réunir au même endroit les moments où le produit entre et sort.
Même avec des ventes et achats complets, certains écarts subsistent. Un retour client, un retour fournisseur et du pain retiré à la fermeture ne modifient pas le stock dans le même sens. L’article suivant, Comment enregistrer les retours et les invendus dans le stock ?, poursuit l’enquête.