Le stock a recommencé à bouger avec l’arrivée d’une employée le week-end
Le Fournil des Tilleuls a accueilli Inès Bernard pour les samedis chargés. Camille Moreau savait désormais saisir ventes et achats et distinguer retours et invendus. Elle pensait le suivi stabilisé.
À la fermeture, la limonade et les boîtes de sablés ne correspondaient pourtant plus. Le volume de ventes n’était pas seul en cause : deux personnes notaient les mêmes produits à des moments et dans des endroits différents.
L’information existait, mais dans quatre endroits différents
Camille saisissait après le règlement. Inès faisait des traits sur papier pendant la file et comptait tout reprendre le soir. Les retours restaient près de la caisse avec une explication orale. Les produits cassés ou dégustés n’apparaissaient que dans la messagerie de l’équipe.
Rien n’était totalement oublié, mais les éléments étaient répartis entre l’application, le papier, la conversation et les photos. Une personne devait tout reconstruire à la fermeture, avec un risque de manque ou de doublon.
Règle 1 : saisir ventes et achats avant la fin du service
L’équipe a choisi une échéance réaliste plutôt qu’une obligation immédiate. Une opération peut attendre pendant le coup de feu, mais elle doit être saisie avant la fin du service de la personne concernée.
Les ventes en espèces et par carte suivent la même règle. La personne qui range une livraison vérifie la quantité et saisit l’achat. L’auteur de l’opération et l’historique permettent de vérifier ce qui existe déjà avant de recommencer.
Règle 2 : enregistrer le retour dans le sens de l’opération d’origine
Un produit rendu ne reste plus à côté de la caisse sans contexte. Ce qui revient d’un client devient un retour de vente ; ce qui repart chez le fournisseur devient un retour d’achat, saisi le jour même.
Dire seulement « c’est un retour » ne permet pas à l’équipe suivante de savoir d’où vient l’article. Le type d’opération conserve le sens de la variation.
Règle 3 : ajuster casse et invendus avec un motif
Une photo dans la messagerie partage le contexte, mais ne modifie pas le stock. Casse, dégustation et invendus sont rapprochés du comptage réel par un ajustement accompagné d’un motif court.
Invendus fermeture : 3 ou Cassé au transport : 1 suffit. Le but est que la personne suivante comprenne la variation, pas de rédiger un rapport.
La personne qui ferme consulte l’historique avant d’écraser un chiffre
Si le comptage diffère, l’équipe relit d’abord les ventes, retours et ajustements du jour. Une marque papier est rapprochée des opérations existantes avant tout ajout.
Si l’origine reste inconnue, le stock est ajusté au réel avec un motif comme Écart comptage fermeture. Un événement retrouvé plus tard peut alors être ajouté à sa place et l’historique vérifié à nouveau.
Une équipe plus grande a besoin de règles communes, pas de surveillance
Le Fournil des Tilleuls a retenu trois règles :
- ventes et achats saisis avant la fin du service ;
- retours enregistrés dans le sens de l’opération d’origine ;
- casse et invendus ajustés avec un motif.
Ces règles ne cherchent pas un responsable. Elles donnent à la personne suivante une histoire compréhensible du produit.
Choisissez aujourd’hui un article avec votre équipe. Accordez-vous sur le délai de saisie, l’endroit où poser les retours et la courte formule utilisée pour les pertes.